Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Tuemedia IT Solutions
Frederik Reiff
Claushof 43
46535 Dinslaken
Telefon: +49 (0) 15733356316
E-Mail: info@chronofox.de

Vertreten durch:
Frederik Reiff
E-Mail: frederik.reiff@tuemedia-consulting.de

• 1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

  Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Software "ChronoFox" verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt, und welche Rechte Ihnen zustehen.

• 2. Hosting und technische Infrastruktur

  Die Software wird auf den Servern der Netcup GmbH, Daimlerstraße 25, D-76185 Karlsruhe, gehostet. Die Server befinden sich ausschließlich in Deutschland, was bedeutet, dass die Datenverarbeitung innerhalb der EU erfolgt und den strengen Anforderungen der DSGVO unterliegt.

• 3. Verarbeitete Datenkategorien

  Um die Nutzung unserer Software zu ermöglichen und die Funktionen bereitzustellen, verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:
  Benutzerkonto-Daten (E-Mail-Adresse und Passwort)
  Unternehmensdaten (Unternehmensname, Unternehmensgröße, Unternehmensadresse)
  Kunden- und Projektdaten (Name, Adresse, Kontaktinformationen)
  Zeiterfassungsdaten (Stundensätze, Arbeitszeiten)
  

• 4. Verwendungszwecke und Rechtsgrundlage

  Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Bereitstellung der Softwarefunktionen und zur Durchführung von Abrechnungen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Zudem erfolgt die Speicherung von Rechnungsdaten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung), solange die Rechnung offen ist.

• 5. Datenweitergabe an Dritte

  Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt an Lexoffice, eine Software zur Abrechnungserstellung. Derzeit erfolgt dies manuell, künftig jedoch automatisiert. Eine gesonderte Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag wird mit Lexoffice geschlossen.

• 6. Sicherheitsmaßnahmen

  Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten. Dazu gehören:
  Passwort-Hashing und SSL-Verschlüsselung
  Einsatz von Firewalls und regelmäßige Backups (wöchentlich)
  Beschränkung des Datenbank- und Backend-Zugriffs
  Der Schutz des Zugriffs durch Zuordnung der Daten zu einem Unternehmen
  

• 7. Speicherdauer und Löschung

  Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Vertragserfüllung oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben notwendig ist. Nach Kündigung des Abonnements löschen wir alle Zeiteinträge und Aktivitäten. Unternehmens- und Abrechnungsdaten werden solange gespeichert, bis alle offenen Rechnungen beglichen wurden.

• 8. Multi-User Zugriff

  Innerhalb eines Unternehmens können alle registrierten Nutzer die Zeiteinträge und Projektdaten anderer Nutzer desselben Unternehmens einsehen. Diese umfassende Transparenz ist notwendig, um die Funktionalität der Software zur Abrechnung zu gewährleisten.

• 9. Cookies und technische Tools

  Einsatz von Cookies

  Cookies sind kleine Textdateien oder sonstige Speichervermerke, die Informationen auf Endgeräten speichern und auslesen. Sie können dazu dienen, technische Funktionen bereitzustellen (z. B. Login-Status oder Warenkorbinhalte) oder Analysen zur Nutzung unserer Website zu ermöglichen.

  Wir setzen Cookies im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften ein. Eine vorherige Einwilligung der Nutzer holen wir nur ein, wenn diese gesetzlich erforderlich ist. Eine Einwilligung ist nicht erforderlich, wenn Cookies ausschließlich notwendig sind, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Telemediendienst bereitzustellen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website widerrufen.

  
  

  Arten von Cookies:

  • Temporäre Cookies (Session-Cookies): Diese werden automatisch gelöscht, wenn Sie Ihr Endgerät oder den Browser schließen.
  • Permanente Cookies: Diese bleiben über einen bestimmten Zeitraum gespeichert, um beispielsweise Ihren Login-Status oder bevorzugte Einstellungen zu speichern.

  Falls keine abweichenden Angaben gemacht werden, beträgt die Speicherdauer von Cookies bis zu zwei Jahre.

  
  

  Widerspruch und Opt-Out:

  Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit ändern und der Nutzung nicht notwendiger Cookies widersprechen. Zudem können Sie Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren oder bereits gespeicherte Cookies löschen.

  
  

  Google Analytics

  Wir nutzen Google Analytics, einen Webanalysedienst von Google LLC („Google“). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse Ihrer Nutzung unserer Website ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung unserer Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse, die jedoch durch IP-Anonymisierung gekürzt wird) werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Google Analytics erfasst unter anderem: Besuchsdauer aufgerufene Seiten Herkunftsquelle des Besuchs technische Informationen (z. B. Gerätetyp, Browser) Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Analyse des Nutzerverhaltens zur Optimierung unseres Angebots). Falls eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
  
  Sie können die Erfassung Ihrer Daten durch Google Analytics verhindern, indem Sie in den Cookie-Einstellungen auf unserer Website die Analyse-Cookies deaktivieren oder ein Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics nutzen: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
  Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

• 10. Ihre Rechte

  Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten. Zudem können Sie die Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Weiterhin haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

• 11. Vertrag zur Auftragsverarbeitung

  Als SaaS-Anbieter stellen wir bei Bedarf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit, um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen.

• 12. Änderungen der Datenschutzerklärung

  Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu ändern. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer Website. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.